Grundsätzliches Prozedere

Sämtliche über den Internet-Zugangsweg erfolgenden und erfolgten telefonischen oder schriftlichen Informationen unterliegen in gleicher Weise dem Datenschutz und sind streng vertraulich, wie dies im Rahmen unserer schriftlichen Verträge und persönlicher Beratungen üblich ist.

Unsere Systemdaten sind datentechnisch über Server, Router, sowie entsprechend täglich aktualisierte Schutz-Software gesichert.

Die Vertraulichkeit sichert SYORIT® Ihnen auf Wunsch auch schriftlich im Rahmen einer zusätzlichen Datenschutz- und Vertraulichkeitserklärung zu, sofern kein Vertrag mit SYORIT besteht.

Vorgehen bei Bundesprojekten oder länderübergreifenden Projekten

Bei Bundesprojekten schaltet SYORIT® den Bundesdatenschutzbeauftragten und dessen Behörde ein. Erforderliche Einverständnis- und Vertraulichkeitserklärungen werden von SYORIT® projektspezifisch erarbeitet, sowohl vom Design und den Erfordernissen als auch bzgl. aller inhärenten Punkte auf höchster Ebene mit dieser Behörde sowie den Auftraggebern auf Bundesseite bzw. Länderseite gemeinsam abgestimmt.

Datenschutz und Vertraulichkeit bei bundes-, landes-, akademieübergreifenden SYORIT® Projekten

Organisationsführungskräfte und Mitarbeiter, die im Rahmen bestehender Verträge Informationen an SYORIT® geben, mit dem Wunsch, diese im Rahmen einer Gesamtorganisation oder Verwaltung zur Kenntnis zu geben:

Sofern Sie als Führungskräfte oder Mitarbeiter einer Organisation, für die SYORIT® vertraglich tätig ist, Ihre SYORIT® vermittelten Informationen freigeben, werden Sie umgehend von SYORIT® gebeten, a) diese Erklärung schriftlich zugehen zu lassen, per Email und mit Originalpost, b) desgleichen werden Sie gebeten, eine formale Erklärung Ihres/Ihrer nächsten Vorgesetzen vorzulegen, aus der ersichtlich ist, dass Ihre Informationen in der von Ihnen gewünschten Weise seitens SYORIT® genutzt werden dürfen – und dies auch das Einverständnis der Vorgesetzen beinhaltet. Sollten Sie dies wünschen, nimmt SYORIT® gerne auch die erforderlichen Regelungen im Direktkontakt mit Ihrer vorgesetzten Behörde bzw. Ihrem Vorgesetzten vor.

Der benannte Fall kann auftreten, wenn zum Beispiel Mitarbeiter aus Bundes- und Landeseinrichtungen sowie Behörden, die im Rahmen eines bestehenden Vertrages mit SYORIT® zusammenarbeiten – und deren Informationen dann zum Beispiel auf einer länderübergreifenden Veranstaltung neben der eigenen Organisation auch weiteren Bundes- und/oder Landesorganisationen oder Bundes- und Landesakademien vorgestellt werden sollen.

Datenschutz und Vertraulichkeit in Bezug auf Kooperationsprojekte mit Akademien, Bundesakademien, Länderakademien

Desgleichen werden Akademien, Bundes- und Landes-Akademien gebeten, bei bundes- und länderübergreifenden SYORIT® Projekten zu denen ihnen im Rahmen von SYORIT® Verträgen Zahlen, Daten, Fakten vorgelegt werden, oder durch Präsentatoren der Einrichtungen des Bundes oder der Länder in Kooperation mit SYORIT® vorgestellt werden sollen, das Einverständnis zur Präsentation oder Veröffentlichung auf einer derartigen Akademieveranstaltung ihrerseits abzusichern, indem sie das schriftliche Einverständnis der Vorgesetzten und/oder der vorgesetzten Behörde der potentiellen Präsentatoren einholen, sowie sich zudem ihrerseits nochmals das schriftliche Einverständnis der potentiellen Präsentatoren einholen, die Informationen, Präsentationen, Zahlen, Daten, Fakten öffentlich oder „halb-öffentlich“ in Form einer Präsentation preisgeben und ggf. im Rahmen der Akademien - den geladenen Teilnehmern in schriftlicher Form als Veröffentlichung aushändigen zu dürfen bzw. zustimmen, dass seitens der Akademien eine Aushändigung der erstellten schriftlichen Unterlagen erfolgt.

Sollten die Akademie oder der Projektträger darüber hinaus den Wunsch haben, die Informationen des/der Präsentatoren dienstlich zu veröffentlichen, ist ihr/ihm dies in Abstimmung auf dem üblichen Dienstweg mit ihrer/seiner Behörde bzw. zudem der miteinander im Rahmen eines übergreifenden Projektes kooperierenden Behörden, unbenommen zu tun. Für private Veröffentlichungen des Präsentators oder eines Angehörigen der einbezogenen Organisationen gilt gleiches entsprechend jeweiliger Dienstvorschriften.

Datenschutz im Rahmen von SYORIT® Spezialveranstaltungen, in denen grundsätzlich eine Analyse und Berücksichtigung der jeweiligen fachlichen Spezialinhalte einer Organisation, Firma, Behörde mit organisationspsychologischen Inhalten und Methoden sowie strategisch-inhaltlichen Spezialberatungen durch SYORIT® verbunden sind

In allen SYORIT® Veranstaltungen, Spezial-Workshops wie Spezialseminaren und Spezialveranstaltungen geht es nicht um die Vermittlung klassischer Managementtechniken oder Lehrinhalte, sondern um die fachlich-inhaltliche Arbeit in den die Organisationen betreffenden Bereichen, Inhaltsthemen, des Spezial-Know-how der Organisation. SYORIT® entwickelt jeweils spezielle organisationspsychologische Methoden und Verfahren, bei denen die Methoden/Verfahren gezielt zur Anwendung auf bestimmte Inhalte und Ziele einer Organisation oder eines Auftrages ausgerichtet sind. Desgleichen sind hier jeweils strategisch-inhaltliche Beratungsempfehlungen von SYORIT® integriert in allen Vorträgen, Präsentationen, Themennennungen, Zusammenfassungen und Ausarbeitungen. Dies gilt auch für Spezialveranstaltungen, in denen die Beratungsempfehlungen von SYORIT® in die Präsentationen und Ausarbeitungen Dritter interner oder externer Spezialisten integriert sind. Die jeweiligen Präsentatoren und Veranstalter werden gebeten, die strategisch-inhaltliche, verfahrenstechnische und grundsätzliche Zusammenarbeit mit SYORIT® zu benennen und auf den jeweiligen Unterlagen zur Kenntnis zu geben, außer es wurden mit SYORIT® abweichend hiervon schriftliche Vereinbarungen getroffen. SYORIT® verpflichtet sich zum Datenschutz bzgl. vertraglich benannter Inhalte. Die SYORIT® Vertragspartner verpflichten sich schriftlich zum Datenschutz bzgl. seitens SYORIT® benannter als datenschutzrelevant gekennzeichneter Inhalte.

Datenschutz im Rahmen von SYORIT® Spezialworkshops, in denen grundsätzlich eine Analyse und Berücksichtigung der jeweiligen fachlichen Spezialinhalte einer Organisation, Firma, Behörde mit organisationspsychologischen Inhalten und Methoden sowie strategischen Spezialberatungen durch SYORIT® verbunden sind – desgleichen personen- und funktionsträgerspezifische Beratungen integriert sind

Auftraggeber werden gebeten, nicht der/den SYORIT® Veranstaltung/en beizuwohnen oder „beizusitzen“, wenn offensichtlich ist, dass im Rahmen der zu bearbeitenden Inhalts-Thematik, ob es nun Luft- und Raumfahrt, Verlagswesen, Automobilindustrie, Maschinenbau, öffentliche Verwaltung, Verkehrsbetriebe, Gesundheitswesen, das Finanzamtswesen oder sonstige Bereiche sind, die SYORIT® inhaltlich betreut, potentiell brisante Informationen über/von Personen/Teilnehmern/Funktionsträgern der Veranstaltung oder Dritte(n) Personen vertraulich geäußert werden oder durch die Veranstaltung selbst auch für organisationspsychologische Laien deutlich sichtbar zu Tage treten.

Hierzu zählen Veranstaltungen in denen Teilnehmer SYORIT® Spezialworkshops oder SYORIT® Qualifizierungsveranstaltungen besuchen, in denen aufgrund der Anlage der Veranstaltung ausschließlich an Arbeitsinhalten und Aufgaben der Teilnehmer gearbeitet wird, bei denen jedoch zugleich organisationspsychologisches Wissen wie Methodenwissen während der Fallarbeit, personen- und aufgaben- wie situations- und funktionsspezifisch eingebunden wird – während zugleich die Teilnehmer/Funktionsträger persönlich, methodisch und inhaltlich gezielt gecoacht werden.

In diesen Veranstaltungen sieht SYORIT® die Gefahr, dass Dritte, ohne Kenntnis weiterer psychologischer oder organisationspsychologischer Qualifizierung voreilige Schlüsse über anwesende oder dritte Personen, deren Fähigkeiten und Fertigkeiten, über die ggf. berichtet wird, ziehen, die für diese Personen, im weiteren Arbeitsbezug zukünftig problematisch, zudem ggf. aus Expertensicht, falsch sein könnten, ggf. könnten Anwesende Dritte, jedoch nicht mitwirkende Personen auch in sonstiger Weise datenschutzrechtlich bedenklichen Gebrauch derartig spezifischer Informationen vornehmen, dies ggf. auch unbeabsichtigt.

Dabei geht es insbesondere um folgende Elemente, deren direkte Kenntnisgabe oder Zurkenntnis-Erlangung SYORIT® als für die anwesenden Teilnehmer zukünftig potentiell problematisch ansieht:

• Persönlichkeitsmerkmale der Teilnehmer oder Dritter, die teilnehmen oder über die berichtet wird
• das spezifische psychologische oder soziale Methoden-Know-how der Teilnehmer
• die grundsätzlichen Fähigkeiten und Fertigkeiten im Bereich der Intelligenz oder Auszugselemente derselben, z.B. strategisches Denken und Handeln, Flexibilität
• grundsätzliche soziale Befähigungen oder Defizite
• grundsätzliche Befähigungen oder Defizite im Bereich des Führens oder Coachens
• organisationspsychologisches Methoden- und Spezialwissen, Befähigungen und Defizite, dies insbesondere in Bezug darauf, das Management der Veränderung als Funktionsträger im Rahmen der eigenen Aufgabe zu kennen, Situationen gezielt aufzubereiten wie anzuleiten und Veränderungsprozesse professionell zu führen, Projektmanagement systematisch betreiben zu können

Wenn ein Auftraggeber unabhängig von der dringenden SYORIT® Empfehlung des Datenschutzes und der Sicherung der Vertraulichkeit in diesem Punkt, sich in derartigen Veranstaltungen Kenntnis verschaffen will, informieren Auftraggeber und SYORIT® die Teilnehmer über die geplante Anwesenheit.

SYORIT® informiert ferner über die grundsätzlich üblicherweise andere Vorgehensweise sowie darüber, welche Lehrinhalte unter der Anwesenheit des Auftraggebers nicht oder nur formal, d.h. nicht bezogen auf spezifische Inhalte einzelner Teilnehmer und spezifische Personen behandelt werden können die Organisation schriftlich, die Teilnehmer persönlich in Anwesenheit des Auftraggebers. In der Regel unterbleibt in solchen Fällen die spezifische persönliche Fallarbeit während der Veranstaltung, sofern der Auftraggeber beisitzt – es würde eine Veranstaltung vom Typus: reine Lehr-Veranstaltung, Unter-Typ Vorlesung bzw. Seminar mit interaktiven Dialogen sowie entsprechenden Aufgaben und Medieneinsatz, derart, dass kein Einblick in Teilnehmerfähigkeiten und ggf. defizitäre Kriterien möglich ist, durchgeführt werden.

Missbräuchliche Verwendung von Informationen auf Auftraggeberseite

Projektinformationen und Firmeninformationen werden ausschließlich mit den Projektträgern, bzw. Auftraggebern und im Rahmen von Vertragsvereinbarungen eingeschlossenen Dritten besprochen. Hier besteht desgleichen im Rahmen von Verträgen, oder im Rahmen telefonischer Beratungen, Datenschutz und Vertraulichkeit. Dies gilt auch für Organisationsberatungen, Organisationsentwicklungen sowie Veranstaltungen und Workshops, die von SYORIT® entwickelt und/oder durchgeführt worden sind oder werden.

Sollten Dritte, auf Auftraggeberseite Informationen missbräuchlich oder zu deren persönlichen Zwecken verwenden wollen, informiert SYORIT® den Auftraggeber unmittelbar schriftlich und persönlich, sobald dies zur Kenntnis gelangt.

SYORIT® lehnt eine direkte unmittelbare Zusammenarbeit mit derartigen Organisationen, Organisationseinheiten oder Personen grundsätzlich zukünftig ab, sofern diese von SYORIT® persönlich oder gar in Verträgen verlangen, personenspezifische Informationen dem Auftraggeber für dessen Zwecke oder persönliche Zwecke zur Verfügung zu stellen.

Ausnahme vom Datenschutz und Vertraulichkeit – vollständig anonymisierte Organisationsinformationen

Organisationsentwicklungen und diesbezügliche Aufträge beinhalten die Optimierung einer Organisation.

In diesem Zusammenhang ist es Aufgabe von SYORIT® systemische Informationen, also Informationen, die personenunabhängig, bereichs- unabhängig eruiert werden und vorhanden sind, bzw. grundsätzliches Problem einer Organisation an sich sind - der Organisation und somit dem Auftraggeber bekanntzugeben, sowie diesen dabei zu beraten und Methoden zu entwickeln sowie zu implementieren, mit denen systemische Probleme und Hemmnisse einer Organisation überwunden werden können.

Diese Maßnahmen dienen der Verbesserung der Zusammenarbeit in Abteilungen, Bereichen, sowie der Optimierung von Schnittstellen und der Zusammenarbeit unterschiedlichster Abteilungen sowie Bereiche. Desgleichen dienen sie der Optimierung und gezielten Strukturierung und Steuerung des Informationsflusses einer Organisation. Sie verbessern die inhaltliche Arbeit und Zusammenarbeit und betreffen Verbesserungen der Arbeitsabläufe, wie des Arbeits- und Firmengesamtergebnisses und/oder der Aufgaben, Zielrichtungen und Wirkungen einer Organisation.

Diese systemischen Informationen werden grundsätzlich erfasst und mit der Zielstellung der Optimierung der Organisation dieser entsprechend im Rahmen eines Strategie- und Beratungsauftrages oder Auftrages zur Organisationsentwicklung vollständig anonymisiert zugeführt. Ausnahmen hiervon auf Organisationsseite bedürfen des schriftlichen Einverständnisses der betreffenden Personen, Funktionsträger und deren Vorgesetzter, diese sind SYORIT® schriftlich zuzuleiten, desgleichen der Organisation.